Briefbogen-Gestaltung – nützliche Tipps und Hinweise für Unternehmen
Trotz aller digitalen Möglichkeiten der Kommunikation sind bestimmte Druckerzeugnisse für ein Unternehmen bis heute für den Geschäftsalltag unerlässlich. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um einen großen Konzern, einen kleinen oder mittelständischen Betrieb oder um einen Freiberufler handelt.
Eines dieser Druckprodukte ist der Briefbogen. Bei dessen Gestaltung sind zwei Dinge zu beachten: Zum einen soll er den Vorgaben der hauseigenen Corporate Identity bzw. des Corporate Designs entsprechen. Zum anderen muss er aus rechtlichen Gründen bestimmte Daten enthalten, die auf keinen Fall fehlen dürfen.
Der folgende Beitrag soll Ihnen nützliche Tipps für eine überzeugende Gestaltung vermitteln sowie darauf hinweisen, welche Angaben Sie auf jeden Fall machen müssen.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Vor der Kür der Gestaltung kommt die Pflicht. Die rechtlichen Grundlagen, welche Angaben gemacht werden müssen, sind im Handels- und Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz und in der Gewerbeordnung festgeschrieben. Dabei wird unterschieden, ob es sich um im Handelsregister eingetragene Unternehmen oder um Einzelpersonen bzw. Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.
Alle im Handelsregister verzeichneten Unternehmen müssen auf ihrem Briefbogen folgende Angaben machen:
- Nennung des vollständigen Firmennamens inklusive Rechtsformzusatz (AG, GmbH, KG, oHG etc.), und zwar exakt wie im Handelsregistereintrag
- vollständige Anschrift der Unternehmensniederlassung
- Nennung des zuständigen Registergerichts
- Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
Einzelunternehmer sowie Kleingewerbetreibende und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts sind zu folgenden Angaben verpflichtet:
- vollständiger Name (Vor- und Zuname) des Unternehmers, bei einer GbR alle Gesellschafter
- eine ladungsfähige Anschrift
Nicht verpflichtend, aber sinnvoll, ist die Angabe des Firmennamens.
Zusätzliche Pflichtangaben für Rechnungen
Wird der Briefbogen für Rechnungen verwendet, sind laut Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Pflichtangaben erforderlich:
- vollständiger Name und Adresse des die Leistung erbringenden Unternehmens bzw. Unternehmers
- vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
- Steuernummer und/oder USt-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der erbrachten Leistungen
- Rechnungsbetrag netto und Umsatzsteuerbetrag
- vorab vereinbarte Preisminderungen (Skonto, Rabatte etc.)
Tipps zur Gestaltung
Bei der grafischen Gestaltung haben Sie grundsätzlich völlig freie Hand. Es lohnt sich jedoch, einige allgemein akzeptierte Vorgaben einzuhalten, um einen reibungslosen Geschäftsverkehr zu gewährleisten. Das gilt zum Beispiel für die richtigen Abstände für das Anschriftenfeld vom linken und oberen Seitenrand, wenn Sie Briefumschläge mit Fenster verwenden. Eine gute Hilfestellung bietet dafür die DIN 5008 – Form B, die die formal gebräuchlichste Einteilung eines Standard-Briefbogens darstellt.
Ansonsten sollte die Gestaltung sich – wie eingangs bereits erwähnt – an Ihrem Corporate Design (CD) orientieren. Dazu gehören Ihr Firmenlogo, das am besten im Briefkopf links, rechts oder mittig steht, Ihre Hausfarben für sonstige Gestaltungselemente sowie Ihre Hausschrift in einer gut lesbaren Größe.
Ein weiteres Augenmerk sollte auf der Wahl des Papiers liegen. Eine edle Sorte mit einer hohen Grammatur liefert optisch und haptisch den besten Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, zwischen weißem oder eingefärbtem sowie glattem oder texturiertem Papier zu wählen, wobei Sie aber immer Ihr CD im Hinterkopf haben sollten.
Selbstverständlich spielen auch immer die Kosten eine Rolle. Falls Sie Geschäftsbriefe eher in einem geringen Umfang versenden, jedoch viele Rechnungen, bietet es sich an, zwei verschiedene Papierqualitäten zu verwenden: eine hochwertige schwere für die Korrespondenz, eine günstigere und leichtere für die Rechnungen, denn bei einem Massenversand spielen nicht zuletzt die Portokosten eine gewichtige Rolle.
Zu guter Letzt sollten Sie die Gestaltung Ihres Briefbogens auf andere Geschäftsdrucksachen wie Umschläge, Kurzbriefe oder Visitenkarten abstimmen, um stets ein gleich bleibendes Erscheinungsbild zu gewährleisten und den optischen Auftritt Ihres Unternehmens einheitlich zu halten.